Chez Accolad, nous savons à quel point il est important de reconnaître et de récompenser les employés pour leur dévouement et leurs années de service. Comprendre les règles fiscales qui s’appliquent aux cadeaux et récompenses peut toutefois s’avérer complexe. Cet article vise à clarifier ces règles pour les gestionnaires de ressources humaines et les administrateurs de programmes de reconnaissance des employés au Québec et au Canada.
Principes de base
Un employeur peut offrir à ses employés des cadeaux et récompenses libres d’impôt dans le but de souligner des occasions spéciales ou des accomplissements. Dans un contexte où attirer les talents, réduire le taux de roulement du personnel et améliorer la satisfaction au travail sont des objectifs qui figurent sur toutes les listes de tâches des CRHA, les cadeaux et récompenses prennent de plus en plus d’importance.
La règle de base veut que la valeur totale combinée des cadeaux et récompenses offerts à chaque employé n’excède pas 500$ par année. Cependant, au Québec, cette limite de 500$ s’applique distinctement pour les cadeaux et pour les récompenses, de sorte qu’un employeur peut offrir, sans incidence fiscale, une valeur totale de 1000$ par année à chacun de ses employés. Cette exemption ne vise toutefois pas les récompenses offertes comme primes de rendement qui, elles, demeurent imposables en toutes circonstances.
Du côté de l’Agence du revenu du Canada (ARC), en plus des cadeaux et des récompenses, un prix non monétaire d’une valeur maximale de 500$ peut aussi être offert à un employé une fois tous les cinq ans pour récompenser ses années de service ou souligner son anniversaire professionnel, sans incidence fiscale pour l’employeur.
Aperçu des différentes règles fiscales
Modification de la politique de l’ARC concernant les cartes-cadeaux
Le 18 octobre 2022, l’ARC a mis à jour sa politique administrative pour des avantages imposables. Ces changements font en sorte qu’il est maintenant beaucoup plus simple d’offrir des cartes-cadeaux pour reconnaître et récompenser les employés. En déclarant les cartes-cadeaux décrites ci-dessous comme étant des cadeaux «autres qu’en espèces», elles ne sont désormais plus considérées comme un avantage imposable par l’ARC.
Afin que les cartes-cadeaux ne constituent pas un avantage imposable, elles doivent respecter les conditions suivantes:
La carte-cadeau peut être utilisée pour acheter des biens ou des services chez un seul détaillant ou chez un groupe de détaillants identifiés.
Contrairement aux cartes de crédit prépayées, les codes de réduction et les cartes-cadeaux Accolad que vous offrez à vos employés ne peuvent être échangés que chez les détaillants identifiés dans votre boutique de récompenses en ligne, de sorte que cette condition est pleinement satisfaite. La valeur sur la carte ne peut pas être convertie en espèces. Les conditions d’utilisation de la carte-cadeau doivent indiquer clairement que la valeur de la carte-cadeau ne peut pas être convertie en espèces.
Les codes de réduction et les cartes-cadeaux Accolad sont non monnayables et ne peuvent donc pas être convertis en espèces. Cette condition est pleinement satisfaite.
Un registre est tenu pour consigner les informations suivantes:
- Nom de l’employé
- Date de remise de la carte-cadeau
- Raison de la remise (activité sociale, cadeau, récompense, etc.)
- Type de carte-cadeau (chèques-cadeaux, cartes à puce, cartes-cadeaux électroniques, etc.)
- Montant de la carte-cadeau
- Noms des détaillants où la carte-cadeau peut être utilisée
Sur demande, Accolad fournit à chaque client un rapport détaillé contenant l’ensemble de ces informations. Cette condition est donc pleinement satisfaite.
Récompenses pour les années de service
Les récompenses pour les années de service sont exonérées d’impôt si:
- C’est un cadeau ou une récompense autre qu’en argent.
- Ce n’est pas une carte-cadeau.
- La récompense souligne cinq années de service ou plus auprès de l’employeur.
- Il s’est écoulé au moins cinq ans depuis la dernière récompense.
- La juste valeur marchande de la récompense est égale ou inférieure à 500$ (taxes incluses).
Les codes de réduction Accolad offerts à vos employés comme récompenses pour les années de service sont non monnayables et ne peuvent pas être convertis en espèces. Ce ne sont pas des cartes de crédit prépayées ou des produits équivalents. Par conséquent, ils représentent une récompense autre qu’en argent.
Les codes de réduction Accolad offerts à vos employés comme récompenses pour les années de service ne sont pas des cartes-cadeaux. Généralement, ils sont transmis dans un courriel de reconnaissance personnalisé et ils ne sont jamais accompagnés d’un code à barres.
Cadeaux autres qu’en espèces et récompenses
Les cadeaux autres qu’en argent et les récompenses totalisant 500$ ou moins peuvent être offerts sur une base non imposable si:
- Le cadeau est offert lors d’une occasion spéciale (anniversaire, mariage, naissance).
- La récompense souligne la contribution globale de l’employé envers l’employeur.
- La récompense n’est pas liée au rendement au travail (les primes liées au rendement sont imposables).
- La récompense ne vise pas à souligner des années de service (une politique distincte s’applique, voir plus haut).
Conclusion
Chez Accolad, nous nous assurons que toutes les conditions sont respectées afin que nos cadeaux et récompenses soient considérés comme des cadeaux autres qu’en espèces. Voici comment nous procédons:
- Les codes de réduction et les cartes-cadeaux Accolad sont applicables à des achats spécifiques dans une boutique en ligne personnalisée hébergée sur notre site.
- Nos conditions d’utilisation empêchent la conversion en espèces.
- Sur demande, Accolad fournit un registre détaillé des informations pertinentes liées à la remise des cartes-cadeaux.
Ces mesures permettent aux employeurs d’offrir les cadeaux et récompenses les plus attrayants tout en respectant les exigences fiscales. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de clarification, n’hésitez pas à contacter notre équipe. Chez Accolad, nous sommes là pour vous aider à remercier et à célébrer vos employés de la meilleure manière possible!
Sources
FAQ - Définitions de l’ARC
Il peut être difficile de s’y retrouver dans la terminologie employée dans les différentes règles fiscales. Comment l’ARC définit-elle les termes «cadeaux», «récompense» et «reconnaissance»? Trouvez la réponse à vos questions dans notre FAQ.
Qu’est-ce qu’un «cadeaux», selon l’ARC?
Un cadeau doit être offert pour une occasion spéciale comme une fête religieuse, un anniversaire, un mariage ou la naissance d’un enfant.
Qu’est-ce qu’une «récompense», selon l’ARC?
Une récompense doit être offerte en reconnaissance de réalisations professionnelles telles que l’atteinte d’un certain nombre d’années de service ou des suggestions d’employés. Elle est offerte pour reconnaître la contribution globale d’un employé dans son lieu de travail et non pas pour reconnaître son rendement. En général, une récompense non imposable valide est remise selon des critères clairement définis suivant un processus de nomination et d’évaluation, et un nombre limité de personnes la reçoit.
Qu’est-ce qu’une «reconnaissance», selon l’ARC?
Une reconnaissance est offerte à un employé pour des raisons liées au rendement et constitue un avantage imposable pour l’employé.